作為消費者，你不可能購買所有喜歡的商品。同樣，作為零售商，你也不會銷售所有你喜歡的或某一位客戶喜歡的商品。要做出正確的選擇，就必須制定計劃并有對應(yīng)的預(yù)算來支持。這里就詳細(xì)、全面地介紹商品采購計劃和預(yù)算。

　　1.采購計劃的關(guān)鍵點

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　　在一定程度上說，商品計劃就是要決定商品采購額的計劃。商品計劃要在對各種內(nèi)外部情報資料進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上制定出來。

　　其中有兩個重點：

　　關(guān)鍵點1：每個月或每季應(yīng)該準(zhǔn)備的商品系列及庫存額的確定。

　　關(guān)鍵點2：在這個庫存額的范圍內(nèi)，制定備齊商品的計劃。

　　2.采購訂單計劃環(huán)節(jié)

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　　1、準(zhǔn)備訂單計劃

　　(1)接受市場需求

　　(2)接收生產(chǎn)需求。①決定毛需求。②決定凈需求。③對訂單下達(dá)日期及訂單數(shù)量進(jìn)行計劃。

　　(3)準(zhǔn)備訂單環(huán)境資料。①訂單物料的供應(yīng)商消息。②訂單比例信息。③最小包裝信息。④訂單周期指從下單到交貨的時間間隔，一般是以天為單位的。

　　(4)制定訂單計劃說明書。①訂單計劃說明書。②附有：市場需求計劃、生產(chǎn)需求計劃、訂單環(huán)境資料等。

　　2、評估訂單需求

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　　(1)分析市場需求

　　(2)分析生產(chǎn)需求

　　(3)確定訂單需求

　　3、計算訂單容量

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　　(1)分析物品供應(yīng)資料。有供應(yīng)商的物料供應(yīng)是滿足生產(chǎn)需求和滿足緊急市場需求的必要條件。

　　(2)計算總體訂單容量?？傮w定單容量一般包括兩方面的內(nèi)容：一是可供給的物料數(shù)量，二是可供給物料的交貨時間。

　　(3)計算承接訂單容量。承接訂單容量是指某供應(yīng)商在指定的時間內(nèi)已經(jīng)簽下的訂單量。

　　(4)確定剩余訂單容量。剩余訂單容量是指某物料所有供應(yīng)商群體的剩余訂單容量的總和。即物料剩余訂單容量=物料供應(yīng)商群體總體訂單容量一已承接訂單量。

　　4、制定訂單計劃

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　　(1)對比需求與容量

　　(2)綜合平衡。供需綜合平衡是指綜合考慮市場、生產(chǎn)、定單容量等要素，分析物料定單需求的可行性，必要是要調(diào)整定單計劃，計算定單容量不能滿足的剩余定單需求。

　　(3)確定余量認(rèn)證計劃。如果供應(yīng)容量小于物料需求就會產(chǎn)生剩余需求。

　　(4)制定訂單計劃。下單數(shù)量=生產(chǎn)需求量一計劃入庫量一現(xiàn)有庫存量+安全庫存量

　　預(yù)算是企業(yè)經(jīng)營的指揮棒。

　　審批預(yù)算是董事會監(jiān)管公司運營的重要手段。簡而言之，股東關(guān)注的是股東權(quán)益，股東權(quán)益等于稅后凈利潤減去本金，稅后凈利潤等于利潤減去所得稅，利潤等于收入減去支出，而大部分支出是由采購部負(fù)責(zé)的。

　　所以，作為有抱負(fù)的采購人，你應(yīng)該知道公司預(yù)算是怎么做的以及采購如何實施預(yù)算計劃。

　　3.商品采購預(yù)算的編制步驟

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　　一、商品采購預(yù)算的編制步驟

　　1、審查企業(yè)及部門的戰(zhàn)略目標(biāo)

　　2、制定明確的工作計劃

　　3、確定所需的資源

　　4、提出準(zhǔn)確的預(yù)算數(shù)字

　　5、匯總

　　6、提交預(yù)算

　　采購預(yù)算的編制要遵循實事求是、積極穩(wěn)妥、留有余地、比質(zhì)比價的編制原則。

　　編制采購計劃是一項復(fù)雜而又細(xì)致的工作，而一個好的采購計劃，是能對已經(jīng)發(fā)生或?qū)⒁l(fā)生的變化因素進(jìn)行深入的分析和預(yù)測，這樣才能夠有效地避免投資風(fēng)險，最大限度降低物流成本，對企業(yè)的物流管理活動起到積極的作用。

　　4.影響采購計劃與預(yù)算的準(zhǔn)確性的要素

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　　采購人員應(yīng)詳加注意，具體來說有下列各項：

　　1.年度營銷計劃

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　　除非市場出現(xiàn)供不應(yīng)求的狀況，否則企業(yè)年度的經(jīng)營計劃多以營銷計劃為起點，而營銷計劃的擬訂，又受到銷售預(yù)測的影響。銷售預(yù)測的決定因素，包括外界的不可控制因素，如國內(nèi)外經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況(GDP、失業(yè)率、物價、利率等)、技術(shù)發(fā)展、競爭者狀況等;以及內(nèi)部可控制因素，如財務(wù)狀況、技術(shù)水準(zhǔn)、廠房設(shè)備、原料零件供應(yīng)情況、人力資源及公司聲譽等。

　　2.年度生產(chǎn)計劃

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　　一般而言，生產(chǎn)計劃源于營銷計劃，若營銷計劃過于樂觀，將使產(chǎn)量變成存貨，造成企業(yè)的財務(wù)負(fù)擔(dān)：反之，過度保守的營銷計劃，將使產(chǎn)量不足以供應(yīng)顧客所需，喪失了創(chuàng)造利潤的機(jī)會。因此，常因營銷人員對市場的需求量估算失當(dāng)，造成生產(chǎn)計劃朝令夕改，也使得采購計劃與預(yù)算必須經(jīng)常調(diào)整修正，物料供需長久處于失衡狀況。

　　3.存量控制卡

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　　由于應(yīng)購數(shù)量必須扣除庫存數(shù)量，因而，存量控制卡記載是否正確，也會影響采購計劃的準(zhǔn)確性。這包括料賬是否一致，以及物料存量是否全為良品。若賬上數(shù)量與倉庫架臺上的數(shù)量不符，或存量中并非全數(shù)皆為規(guī)格正確物料，這將使倉儲的數(shù)量低于實際的可取用數(shù)量，故采購計劃中的應(yīng)購數(shù)量將會偏低。

　　4.食材標(biāo)準(zhǔn)成本的設(shè)定

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　　在編訂采購預(yù)算時，對將來食材的價格預(yù)測不容易，故多以標(biāo)準(zhǔn)成本替代。如果該標(biāo)準(zhǔn)成本的設(shè)定，缺乏過去的采購資料為依據(jù)，也沒有人員精確地計算其食材、人工等總成本，則其正確性會降低。因而，標(biāo)準(zhǔn)成本與實際購人價格的差額，即是采購預(yù)算準(zhǔn)確性的評估指標(biāo)。

　　5.生產(chǎn)效率

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　　生產(chǎn)效率的高低，將使預(yù)計的物料需求量與實際的耗用量產(chǎn)生誤差。產(chǎn)品的生產(chǎn)效率降低，會導(dǎo)致原物料的單位耗用量提高，而使采購計劃中的數(shù)量不夠生產(chǎn)所需。當(dāng)生產(chǎn)效率有降低趨勢時，采購計劃必須將此額外的耗用率計算進(jìn)去，才不會發(fā)生食材的短缺現(xiàn)象。

　　6.價格預(yù)期

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　　在編訂采購金額預(yù)算時，應(yīng)對物料價格漲跌幅度、市場景氣狀況等多加預(yù)測，甚至列為調(diào)整預(yù)算的因素。由于個人主觀的判定與事實的演變常有差距，也可能會造成采購預(yù)算的偏差。

　　由于影響采購計劃與預(yù)算的因素頗多，故采購計劃與預(yù)算擬訂后，必須與產(chǎn)銷部門保持經(jīng)常的聯(lián)系，并針對現(xiàn)實的狀況作必要的調(diào)整與修訂，才能達(dá)成維持正常產(chǎn)銷活動的目標(biāo)，并協(xié)助財務(wù)部門妥善規(guī)劃資金的來源。