大多數(shù)生鮮配送企業(yè)的采購現(xiàn)狀：采購價(jià)格難管控、采購員與供應(yīng)商單向溝通容易出現(xiàn)腐敗，采購人力成本高…面對采購中的這些死結(jié)：“價(jià)格結(jié)”、“腐敗結(jié)”、“成本結(jié)”,好的配送公司是如何把控好采購管理呢？

01

生鮮采購的特點(diǎn)

①生鮮配送企業(yè)采購方式

配送企業(yè)的采購方式有很多種，常見的大概有：批發(fā)市場自采、供應(yīng)商送貨和產(chǎn)地直采。自采是指配送企業(yè)自主安排采購人員，依據(jù)訂單或預(yù)采數(shù)量在附近農(nóng)貿(mào)批發(fā)市場進(jìn)行采購。

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供應(yīng)商供貨是大部分配送商的供貨模式，由采購員或配送企業(yè)老板直接選擇合適的供應(yīng)商為配送公司提供生鮮商品，并簽定一定期間的供貨合同協(xié)議。

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產(chǎn)地直采是盡可能簡化了采購渠道，從基地/農(nóng)戶直接到配送公司，同時(shí)也簡化了農(nóng)產(chǎn)品在流通的物流環(huán)節(jié)。

也有的公司采取產(chǎn)地合股經(jīng)營、訂單種養(yǎng)、合作社聯(lián)辦包銷、全國聯(lián)采、合作進(jìn)貨等其他方式。不同的采購方式有其優(yōu)缺點(diǎn)，關(guān)于采購方式觀麥在這篇文章做過詳細(xì)解讀。（點(diǎn)擊閱讀>>>生鮮企業(yè)采購命脈的破局之道）

 

②生鮮商品特點(diǎn)

(1)時(shí)效性強(qiáng)，價(jià)格行情變動快

生鮮價(jià)格變化很大，批零差價(jià)大，很多商品價(jià)格變動幅度全年能達(dá)到10％以上，大多商品價(jià)格是一天一個(gè)價(jià)。?

(2)環(huán)境因素影響大

生鮮產(chǎn)品的品種季節(jié)性很強(qiáng)，這些商品均在短短的一個(gè)時(shí)期集中上市，在生產(chǎn)、銷售和價(jià)格上都表現(xiàn)出明顯的季節(jié)性的變動趨勢。受天氣變化、季節(jié)變換、自然災(zāi)害等因素的影響很大，這些都是自然不可抗力的因素風(fēng)險(xiǎn)；

(3)標(biāo)準(zhǔn)化困難

生鮮產(chǎn)品大多為初級農(nóng)副產(chǎn)品，其質(zhì)量目前還主要沿用感官鑒定，缺乏統(tǒng)一的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，造成質(zhì)量分級定價(jià)上標(biāo)準(zhǔn)制定困難。

(4)不易保存、易變質(zhì)，損耗量大

生鮮食品保質(zhì)期短，易變質(zhì)、易腐敗，損耗大大高于其他產(chǎn)品。

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③生鮮采購風(fēng)險(xiǎn)多

由于生鮮產(chǎn)品價(jià)格變動較大，采購人員詢價(jià)定價(jià)困難，同時(shí)也增加了對吃拿回扣等腐敗的控制難度；由于難標(biāo)準(zhǔn)化，采購人員對供應(yīng)商的質(zhì)量比對和控制困難，也給采購人員降低質(zhì)量謀取私利留下空間。

而采購人員的職業(yè)素養(yǎng)和談判水平也會直接影響采購價(jià)格，驗(yàn)收質(zhì)量。采購?fù)瓿芍?，未能妥?dāng)存放、物流運(yùn)輸不暢，也會對生鮮果蔬造成極大的損耗。

中國一年損耗的果蔬超過上億噸，比很多國家一年的果蔬總產(chǎn)量還多。國內(nèi)水果的商品果成品率只有50%到60%，流通過程中帶來的損耗高達(dá)30%。而其中很大一部分，是流通中采購的失誤造成。

采購過程中不確定性、復(fù)雜性加大，存在各種風(fēng)險(xiǎn)，稍有不慎就會給企業(yè)造成巨大的損失。配送企業(yè)到底該怎么辦呢？

02

建立健全的采購管理制度

如何管控好采購環(huán)節(jié)，制定嚴(yán)格合理的制度必然是第一位，可以參考某年?duì)I收超20億的公司的制度：

雙人制?一名采購員，一名記賬員。

輪流制?半個(gè)月采買定期（一周或半月）采買搭檔與市場品類更換一次品種更換一次。

雙賬制?采購員做對賬，記賬員做記賬。

日清制?當(dāng)日用款在記賬單上實(shí)制日清日結(jié)，用領(lǐng) 款，實(shí)付、回款。退貨款，轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)正款方 式管理，必須有長款，不允許有短款。

嚴(yán)肅制?不準(zhǔn)涂改，不準(zhǔn)隔日帳，不準(zhǔn)重復(fù)帳， 不準(zhǔn)有雜費(fèi)帳。

追責(zé)制?數(shù)量異常，損耗異常，價(jià)格異常等嚴(yán)肅追蹤、處理。

定向制?配送同類合格檔口，定向拿貨采買，不定期不定向價(jià)格對比。

上單制?記賬品種必須是配送單上的品種，非上單品種不準(zhǔn)入賬，晚采購憑入庫單驗(yàn)收核銷，早采購憑驗(yàn)收或申購數(shù)、銷售數(shù)、損耗數(shù)核銷。

對比制?用市場調(diào)查價(jià)，同行采購價(jià)，供應(yīng)商送貨價(jià)，網(wǎng)站公布與采購作業(yè)人員價(jià)格進(jìn)行對比。

時(shí)限制?每日采購記賬單需次日17:30前審核完畢。

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除了做好制度上的要求以外，我們還要培養(yǎng)采購人員建立兩大意識。

高度的二分錢采購成本意識，價(jià)格雖然只相差了2分錢，但是經(jīng)過規(guī)模和時(shí)間的放大，將造成成本提升。

舉個(gè)例子:某配送公司的采購談判中讓步了0.02元/斤，認(rèn)為這就是個(gè)微乎其微的事情。但是我們來看一個(gè)結(jié)果，1500000斤/月×0.02=30000元 ，隨著時(shí)間和規(guī)模的效應(yīng)成本就越大。

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嚴(yán)肅損耗意識，采購不僅僅是談好價(jià)格買回來就完了，如果驗(yàn)收時(shí)掉以輕心不注意供應(yīng)商運(yùn)輸?shù)膿p耗，或者在收貨入庫時(shí)不好好管理，也會造成很大損失。所以采購部門同樣要具有損耗意識，在談判或者驗(yàn)收時(shí)采取適當(dāng)措施規(guī)避或獲取更多利益。

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舉個(gè)例子：某配送公司損耗1000元/月，按凈利5％計(jì)算，須配送出20000元貨品才能掙回。損耗包括不合理加工損耗、質(zhì)量損耗、退貨損耗，其中質(zhì)量損耗就需要采購人員把控。

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03

采購管理優(yōu)化

①績效管理

采購部門的績效管理，可能有別于普通部門的績效管理。這是充滿油水的一個(gè)部門，如果管理和監(jiān)督機(jī)制沒有制定好，結(jié)果可能只是將腐敗的層級拉高。采購部門的績效管理該怎么做呢？我們來看看河南品中配送公司的優(yōu)秀做法。

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供應(yīng)商希望通過給采購員回扣，獲取更高的供貨價(jià)，這就是采購腐敗產(chǎn)生的根源。我們配送公司的要求采購員能夠?yàn)楣緺幦∽畹偷膬r(jià)格，那獲取低價(jià)又代表著采購員吃不到回扣。怎么解決這個(gè)腐敗問題，更好的管理采購部門？我們可以把采購員壓低價(jià)格節(jié)省的成本，作為獎(jiǎng)勵(lì)發(fā)放給他們。

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生鮮配送企業(yè)可以依據(jù)歷史數(shù)據(jù)，把半年或一年內(nèi)基本穩(wěn)定的價(jià)格或周期平均價(jià)格制成價(jià)格目錄，作為對采購部門的獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格。每位采購員分管不同的生鮮品類進(jìn)行采購，低于價(jià)格目錄采購的，節(jié)約的成本按一定比例獎(jiǎng)勵(lì)給采購員和采購經(jīng)理。

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這個(gè)獎(jiǎng)勵(lì)的比例該設(shè)置多少呢？配送老板們不能吝嗇，這個(gè)比例必須能夠激勵(lì)采購部門降價(jià)談判，讓他們選擇放棄吃回扣，有時(shí)候全部作為獎(jiǎng)勵(lì)也不是不可；高于價(jià)格目錄采購的，超支部分也要由采購員及其部門經(jīng)理以一定比例承擔(dān)。

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對于價(jià)格目錄也要定期更新，輪換采購員分管的品類，這樣才能保證考核的有效持續(xù)。通過這樣的績效考核管理，可以提高采購人員壓制采購價(jià)格的積極性，減少腐敗，降低采購成本。

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②提高采購人員能力

一個(gè)好的采購必須要要有掌握市場行情的能力，對季節(jié)性蔬菜要有明確的判別，及時(shí)掌握市場行情。同時(shí)也要對各類蔬菜的主產(chǎn)區(qū)，產(chǎn)區(qū)市場、天氣等情況隨時(shí)掌握。如山東壽光盛產(chǎn)根莖類、葉類菜蔬菜，市場上辣椒原產(chǎn)地多在陜西、山東、廣西、云南等地，云南昆明、湖北、福建、甘肅蘭州多葉類菜。

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采購人員的人情交際能力也很重要，信息的獲取最快的往往是熟人告知，與農(nóng)批市場的供應(yīng)商們搞好關(guān)系，能夠第一時(shí)間知道市場的變化。維護(hù)好與供應(yīng)商的關(guān)系，也是十分重要的。

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③信息化管理

采購管理信息化最大的好處就是透明化，讓采購環(huán)節(jié)的對接在線上可視化。不管是從供應(yīng)商選擇來說，還是內(nèi)部采購管理，都能夠大大的減少看不見的腐敗。而通過互聯(lián)網(wǎng)信息化管理，讓采購的詢價(jià)報(bào)價(jià)，供應(yīng)商選擇等工作都更快捷方便，使得市場價(jià)格更透明，采購效率也會更高。

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觀麥系統(tǒng)在訂單錄入后可以自動生成采購任務(wù)，分配下發(fā)給采購人員，采購人員通過采購APP上收到的任務(wù)即可開展采購。還能讓供應(yīng)商登錄供應(yīng)商賬號進(jìn)行報(bào)價(jià)競價(jià)，在線比對選取最優(yōu)。而且所有采購歷史數(shù)據(jù)都能夠在系統(tǒng)中保存，生成采購人員績效管理情況。

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04

供應(yīng)商管理

采購管理不應(yīng)當(dāng)僅僅局限于內(nèi)部環(huán)節(jié)的管理，對于供應(yīng)商的管理也是一門很大的學(xué)問。對于供應(yīng)商的管理可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。

①資質(zhì)管理

在供應(yīng)商選擇初期，要求供應(yīng)商齊全提供資質(zhì)，證件等相關(guān)資料，配送公司采購前往場地考察合格，看看合作過程提供完善的單據(jù)。

②價(jià)格管理

生鮮產(chǎn)品的價(jià)格變動很大，那么對于供應(yīng)商的報(bào)價(jià)也就更需要結(jié)合市場調(diào)查進(jìn)行周期性報(bào)價(jià)。盡量選擇多家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，最好是三家以上。對于價(jià)格的管理我們還可以參照同行的價(jià)格，或者讓不同的采購人員詢問報(bào)價(jià)。

③定向管理

供應(yīng)商的定向管理也尤其重要，我們可以從品牌、質(zhì)量、服務(wù)等方面選擇多家進(jìn)行對比。

④目錄管理

建立供應(yīng)商的資質(zhì)檔案目錄，及時(shí)更新資料，建立供應(yīng)產(chǎn)品提供的有效檢測報(bào)告。關(guān)注合同日期，費(fèi)用，返點(diǎn)費(fèi)用，稅票提供，，節(jié)假日贊助

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⑤合同管理

與供應(yīng)商簽訂的合同，一定要在合同列好相關(guān)違約處理方案，數(shù)量短缺處理方案；對供應(yīng)商建立考核制度，對供應(yīng)商的合作情況進(jìn)行定期評價(jià)。